Budowanie bazy wiedzy

Wiedza niejedno ma imię

Być może to stwierdzenie jest trywialne, ale ma wg mnie duże znaczenie praktyczne. Oznacza bowiem, że różne elementy mogą się składać na coś, co określamy wiedzą. Tym samym gromadzenie tych elementów może wymagać różnych metod i narzędzi.

Po co gromadzimy informacje

To też ma duże znaczenie. Pomijając takie sytuacje, że informacje mają charakter poufny, albo nie chcemy, by ktoś “tanim kosztem” dowiedział się, czy nauczył czegoś do czego dochodziliśmy ciężką pracą, stajemy przed prostym pytaniem. Kto ma zrozumieć tę informację? Dla kogo jest ona przeznaczona. Komu ma pomóc. Odpowiedź na to pytanie ma zasadnicze znaczenie. Warto jednak wziać pod uwagę obserwację, że nawet gdy gromadzimy informacje dla siebie warto unikać dużych skrótów myślowych zakładając, że mnóstwo rzeczy jest oczywistych. Za pewien czas mogą one już nie być takie oczywiste, sporo rzeczy może już nam uciec z pola uwagi, a przyczyny tego mogą być różne. Zajmowaliśmy się innymi problemami, część wiedzy straciła swoją świeżość, etc.

Odtwarzanie awaryjne informacji

Disaster recovery traktujemy zwykle jako termin biznesowy, który dotyczy strategicznych obszarów firmy, ale czy takiej procedury odtwarzania informacji na wypadek awarii sprzętu komputerowego, zagubienia nośników informacji, etc nie powinniśmy przewidzieć? Co więcej, czy świadomość, że coś takiego może się zdarzyć nie powinno wpłynąć na nasz wybór co do sposobu budowania i przechowywania bazy wiedzy?

Ja osobiście po różnych, nie tylko własnych, doświadczeniach uważam, że taki sytem gromadzenia informacji powinien pozwalać na skorzystanie z niej nawet przy głębokiej awarii systemów informatycznych. To w praktyce oznacza, że backend winien mieć postać pliku tekstowego ze znacznikami. Żadnych baz SQL, etc. Z plików tekstowych możemy po prostu odczytać istotną informację zawsze kopiując je na lokalny sprzęt.

Informacje uporządkowane i… takie sobie

Często przy okazji szkoleń staram się dowiedzieć, jakie narzędzia są stosowane w firmach do prowadzenia dokumentacji, przechowywania wiedzy, etc. Ogólne wrażenie jest takie, że dokumentacja, a szczególnie narzędzia to forma przymusu. W rezultacie ludzie coś tam sobie gromadzą “dla siebie”, a jakiś dokument wrzucają do SharePointa dla świętego spokoju.

Trudno przypuszczać, że taka metodyka wzmacnia chęć prowadzenia dokumentacji, budowania bazy wiedzy. Wydaje mi się bowiem, że podstawowym bodźcem jest tutaj wewnętrzne przekonanie, że warto to robić i ta właśnie metoda jest akuratna. Oczywiście tworzenie bazy wiedzy, dokumentacji, etc. wymaga czasu. Rzadko jest tak, że możemy wygospodarować w pracy na tyle dużo czasu, aby stworzyć kompletny dokument, pełen szczegółów i na dodatek sformatowany w sposób przejrzysty.

Jeżeli tak, to powinniśmy opierać się na narzędziach, które taki sposób pracy wspierają, pozwalają wykorzystać taką przyczynkowość, a nawet zrobić z niej pewien atut.

Wydaje mi się, że takim narzędziem jest TWiki. Pozwala ono łatwo rozbudowywać informację o przyczynki w postaci ad hoc tworzonych dopisków i linków. Informacja przechowywana jest w postaci plików tekstowych więc kopia tych plików pozwala znaleźć informację nawet jeżeli nie działa silnik wiki.

TWiki ma kilkaset wtyczek i rozszerzeń, jest przez to bardzo elastycznym rozwiązaniem dla małych grupa i dla korporacji. Kopie można wykonać wykorzystując standardowy mechanizm rsync. Archiwizacja na poziomie plików pozwala odtworzyć funkcjonalność systemu.

Wiki dobrze sprawdza się gdy tworzymy dopiski mające logiczny sens. Jednak bywa, że nasze informacje przypominają zapis dzienników systemowych. Nie wiemy jeszcze jakie jest ich znaczenie, ale przypuszczamy, że jest tam zawarta ważna informacja. Innymi słowy: gdzie trzymać informacje, które mają totalnie niezorganizowany charakter. Moim zdaniem odpowiednim rozwiązaniem do tego jest ELOG, czyli Electronic Logbook.

Siłą tego oprogramowania jest bardzo szybkie przeszukiwanie zapisków, mozliwość wprowadzania własnych kategorii, słów kluczowych, etc. Interfejs webowy jest bardzo przejrzysty. Co prawda standardowy wygląd wydaje się dosyć przaśny, ale nie w wyglądzie ukrywa się siła tego projektu.

Indywidualne bazy wiedzy

Wspomniane projekty są rozwijane z myślą o pracy grupowej. Oczywiście można je wykorzystywać zupełnie prywatnie, ale są też narzędzia do wspomagania budowania prywatnej bazy wiedzy. Świetnym narzędziem jest np. TiddlyWiki chociaż na początku trzeba poświęcić mu nieco uwagi. Można tu wykorzystywać wiele programów z grupy Mind Map. Ale są też programy przeznaczone do zbierania informacji. Takim narzędziem jest chociażby Obsidian.

Odnośnie do odsyłaczy

Niestety nie mamy gwarancji, że strony, z których korzystamy będą dostępne cały czas. Bywa, że pewne informacje przepadają. Wiele osób uważa, że w Internecie nic nie ginie. Jeżeli idzie o śmieci to też mam takie wrażenie, ale wielokrotnie znikały informacje, na katórych mi zależało. Można pewne rzeczy znaleźć na stronie ale warto pomyśleć o zrobieniu kopii istotnych a unikatowych stron. Można do tego użyć chociażby rozszerzeń do przeglądarki, takich jak browser extension that captures web pages