Getting Things Done – autorstwa Davida Allena to koncepcja zarządzania zadaniami popularna wśród informatyków. Doczekała się też bardzo ciekawego oprogramowania ułatwiającego organizację zadań. Oto pokrótce idea, oczywiście w sporym uproszczeniu:
Jak widać idea piękna, ale jak ją zrealizować? Pokrótce popatrzmy na koncepcję Allena. Metoda ta opiera się na etapowym procesie. Etapów tych jest pięć, a pierwszy już dobrze rozumiemy. Jest nim bowiem gromadzenie informacji, czyli nasz dziennik podawczy. Pozostałe opiszę krok po kroku.
Analizowanie – tutaj określamy tylko, czy powinniśmy w związku z tym zadaniem wykonać jakąś konkretną akcję. Jeżeli nie jest to konieczne to sprawa ląduje w koszu. Chyba że pewne informacje mogą się przydać, wtedy przydatne jest archiwum, albo w sytuacji, gdy mamy nadzieję, że może, kiedyś coś z tym zrobimy. To Może/Kiedyś to dobra nazwa listy takich spraw, bez reżimu czasowego.
Jeżeli sprawa wymaga podjęcia działania i nie zajmie więcej niż 2 minuty, to wykonaj – Allen zaleca zrobienie tego od razu.
Sprawy poważniejsze niż te dwuminutowe porządkujemy. To porządkowanie polega na pogrupowaniu zadań oraz informacji tak, by można było łatwo do nich sięgnąć w odpowiednim kontekście. Można sobie wyobrazić przykładowo następujące kategorie:
Podczas przeglądania aktualizujemy informacje i wybieramy to co wypadałoby zrobić, przyporządkowując różne akcje.
Realizacja, właśnie tu widać zalety metody. W zależności od tego ile mamy czasu, na co mamy ochotę, czy w jakim jesteśmy otoczeniu sięgamy do określonej akcji i tam mamy pogrupowane sprawy wymagające tego typu akcji. Konkretniej? Mamy trochę czasu na odpisanie na listy, sięgamy do akcji E-mail i tam widzimy do kogo powinniśmy napisać.
Oczywiście poszczególne akcje, kategorie to nasza domena. Metoda oferuje nam tak naprawdę zmniejszenie stresu związanego z zapominaniem oraz oszczędność czasu. Realną, nie wydumaną. To mogę potwierdzić. Jeżeli przez magazyn będą przechodzić wszystkie sprawy do załatwienia to od razu poczujemy dużą ulgę. Poczucie lepszego panowania nad czasem poprawia samopoczucie.
Cóż, zapewne jest wiele takich programów, ale ja tutaj chciałem wspomnieć o jednym, moim zdaniem bardzo mocnym narzędziu, jakim jest Task Coach.
Task Coach jest produktem na licencji GPL3. Został napisany w Pythonie, da się go uruchomić na różnych platformach (także smartfonach), działa bardzo przyzwoicie, ma duże, sensownie wybrane, możliwości a na dodatek jest elastyczny i posiada polski interfejs. Umożliwia on pracę wg różnych metod, ale jest przygotowany do implemmentacji GTD. Naszego GTD, nie wg sztywnych zasad.
A tu umieszczam mini grafikę, aby kto chce mógł sobie zobaczyć po kliknięciu na czym polega kategoryzowanie.
Oprócz rozbudowanych możliwości typowych dla menadżerów zadań, Task Coach umożliwia śledzenie nakładu pracy, a dokładnie poświęconego zadaniu czasu.