GTD - Getting Things Done

Dobra koncepcja ogarniania chaosu

Getting Things Done – autorstwa Davida Allena to koncepcja zarządzania zadaniami popularna wśród informatyków. Doczekała się też bardzo ciekawego oprogramowania ułatwiającego organizację zadań. Oto pokrótce idea, oczywiście w sporym uproszczeniu:

  1. Jeden z problemów, który dotyka nas wszystkich, to wrażenie, że o czymś zapomnieliśmy. Niestety zwykle nie jest to tylko subiektywne odczucie. Utrzymywanie tych wszystkich informacji o sprawach do załatwienia jest niezwykle kosztowne, pożera nasze zasoby. Co gorsza, nie przypominamy sobie o tych sprawach w odpowiednim kontekście – jesteśmy w sklepie, ale o koniecznym zakupie przypominamy sobie w domu, etc. To duże marnowanie zasobów, bo z jednej strony utrzymujemy to gdzieś w świadomości, a z drugiej strony nie jest to efektywne. Koncepcja Allena jest następująca - zrób sobie system służący uchwyceniu wszystkich zadań, które muszą być zrealizowane. Musi być zupełny i nic poza nim nie powinno służyć takiej ewidencji. Dzięki temu zwolnisz zasoby. Wszystkie rzeczy są w jednym miejscu. Taki swoisty dziennik podawczy. Jeżeli jest rzetelnie prowadzony to pozbędziemy się tych wszystkich otwartych pętli.
  2. Drugim problemem z jakim się często zmagamy jest świadomość następnego kroku. Przypominamy sobie o czymś i tu następuje cała kaskada myśli, co ja miałem z tym zrobić; na jakim to jest teraz etapie, etc. Gdybyś zadania układał biorąc pod uwagę kontekst czynności i następna akcję, którą trzeba wykonać, to nie byłoby tej paniki – szukania aktualnego stanu, budowania koncepcji co by tu, aby... Po prostu wiemy co zrobić w następnym kroku.

Jak widać idea piękna, ale jak ją zrealizować? Pokrótce popatrzmy na koncepcję Allena. Metoda ta opiera się na etapowym procesie. Etapów tych jest pięć, a pierwszy już dobrze rozumiemy. Jest nim bowiem gromadzenie informacji, czyli nasz dziennik podawczy. Pozostałe opiszę krok po kroku.

Analizowanie – tutaj określamy tylko, czy powinniśmy w związku z tym zadaniem wykonać jakąś konkretną akcję. Jeżeli nie jest to konieczne to sprawa ląduje w koszu. Chyba że pewne informacje mogą się przydać, wtedy przydatne jest archiwum, albo w sytuacji, gdy mamy nadzieję, że może, kiedyś coś z tym zrobimy. To Może/Kiedyś to dobra nazwa listy takich spraw, bez reżimu czasowego.

Jeżeli sprawa wymaga podjęcia działania i nie zajmie więcej niż 2 minuty, to wykonaj – Allen zaleca zrobienie tego od razu.

Sprawy poważniejsze niż te dwuminutowe porządkujemy. To porządkowanie polega na pogrupowaniu zadań oraz informacji tak, by można było łatwo do nich sięgnąć w odpowiednim kontekście. Można sobie wyobrazić przykładowo następujące kategorie:

  1. Projekty, czyli działania bardziej złożone.
  2. Akcje – czyli działania, które muszą być podjęte najszybciej.
  3. Oczekiwane – tu umieszczamy sprawy, w których czekamy na decyzje, odpowiedź, etc.
  4. Kalendarz, cóż zawsze są zadania, które trzeba wykonać w konkretnym dniu lub czasie.

Podczas przeglądania aktualizujemy informacje i wybieramy to co wypadałoby zrobić, przyporządkowując różne akcje.

Realizacja, właśnie tu widać zalety metody. W zależności od tego ile mamy czasu, na co mamy ochotę, czy w jakim jesteśmy otoczeniu sięgamy do określonej akcji i tam mamy pogrupowane sprawy wymagające tego typu akcji. Konkretniej? Mamy trochę czasu na odpisanie na listy, sięgamy do akcji E-mail i tam widzimy do kogo powinniśmy napisać.

Oczywiście poszczególne akcje, kategorie to nasza domena. Metoda oferuje nam tak naprawdę zmniejszenie stresu związanego z zapominaniem oraz oszczędność czasu. Realną, nie wydumaną. To mogę potwierdzić. Jeżeli przez magazyn będą przechodzić wszystkie sprawy do załatwienia to od razu poczujemy dużą ulgę. Poczucie lepszego panowania nad czasem poprawia samopoczucie.

A teraz software

Cóż, zapewne jest wiele takich programów, ale ja tutaj chciałem wspomnieć o jednym, moim zdaniem bardzo mocnym narzędziu, jakim jest Task Coach.

Task Coach jest produktem na licencji GPL3. Został napisany w Pythonie, da się go uruchomić na różnych platformach (także smartfonach), działa bardzo przyzwoicie, ma duże, sensownie wybrane, możliwości a na dodatek jest elastyczny i posiada polski interfejs. Umożliwia on pracę wg różnych metod, ale jest przygotowany do implemmentacji GTD. Naszego GTD, nie wg sztywnych zasad.

A tu umieszczam mini grafikę, aby kto chce mógł sobie zobaczyć po kliknięciu na czym polega kategoryzowanie.

Oprócz rozbudowanych możliwości typowych dla menadżerów zadań, Task Coach umożliwia śledzenie nakładu pracy, a dokładnie poświęconego zadaniu czasu.

Dąbrowa Szlachecka 7 stycznia 2014 r